Bibfilex é muito menos avançado do que outros gerentes bibliográficos como JabRef ou KBibTex, e permite apenas algumas personalizações. Sua força é simplicidade, velocidade, especialmente quando usado com muitos itens e leveza: it's um software compilado (nenhum tempo de execução necessário, como Java Virtual Machine ou .Net framework) e usa um banco de dados rápido para armazenar dados. Além disso, ele roda nativamente no GNU/Linux com bibliotecas GTK ou Qt, no Windows e no OS X com bibliotecas de Carbono. Bibfilex pode criar e gerenciar arquivos que são catálogos de muitos itens -- também milhares deles. Um arquivo de Bibfilex é um banco de dados de SQLite (www.sqlite.org), um software popular cujos dados podem ser facilmente lidos e exportados através de diferentes ferramentas disponíveis na Internet. Em um arquivo Bibfilex os dados não são armazenados de acordo com o formato Biblatex, por isso não pode ser referenciado como arquivo bibliográfico dentro de um documento Latex. De qualquer forma, Bibfilex pode exportar automaticamente ou com uma funcionalidade de um clique ou parte do conteúdo de um arquivo em um arquivo de formato Biblatex; este pode ser lido diretamente com JabRef, importado em Zotero ou ser referenciado em um documento de látex. Ao mesmo tempo, Bibfilex pode importar diretamente um banco de dados JabRef ou qualquer outro arquivo BibLatex com a mesma estrutura. Bibfilex introduz poucas mudanças na posição de alguns campos quando comparado com o manual oficial de Biblatex. Na lista dos campos requeridos foram adicionados alguns outros que às vezes são solicitados no campo humanista -- como “publicador”, “localização”, etc. Desta forma, todos os campos que são mais frequentemente compilados são exibidos todos juntos na seção “Main field” da interface.